Введення в дослідну експлуатацію системи електронного документообігу на базі програмного забезпечення «АСУД «Док Проф 3.0» в МОЗ

На початку року розпочався масштабний проект з впровадження в Міністерстві охорони здоров’я України. До поточного моменту у МОЗ була тільки електронна реєстрація документів, тому всі попередні зареєстровані документи були зконвертовані до АСУД Док Проф.

Потік документів в Міністерстві охорони здоров’я за день неймовірно великий, що призводило до навантаження на реєстраторів, ускладнювало процес контролю та іноді призводило до несвоєчасного виконання документів.

Тому перед впровадженням системи були визначені процеси, які потрібно в першу чергу автоматизувати, а саме реєстрація документів і контроль. Перед стартом були переглянуті етапи проходження документів, і за допомогою наявного функціоналу системи, було спрощено алгоритм опрацювання.

Наприклад:

  • – автоматичне додавання виконавців до певних типів документів;
  • – попереднє заповнення реєстраційно-моніторингових карток в типових документах;
  • – створення типових резолюцій;
  • – створення видів контролю, що відповідають вимогам замовника і спрощують процедуру постановки на контроль документа;
  • – та інше.

Наступним кроком стало дослідження проходження різних видів документів у відділах, а також візування, ознайомлення та підписання вихідних відповідей.

Так, як у деяких відділах процеси мають певну відмінність, для зручності роботи користувачам у системі були розроблені схеми алгоритмів опрацювання документів відповідно до специфіки роботи структурної одиниці. Додатково адміністраторами МОЗ та аналітиками Док Проф були побудовані у системі маршрути візування проектів документів, це дало можливість скоротити час на опрацювання проектів візуючими і підписантами.

У зв’язку з надходженням великою кількістю інформації в Міністерство охорони здоров’я, виникла потреба розробки звітів, які відображають роботу з документами у різних напрямках.

Використання механізму електронного погодження та візування проектів документів із застосуванням кваліфікаційного електронного підпису в системі, дало можливість скоротити використання паперу для друку документів.

Також МОЗ було підключене до Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади.

10.07.2019