В начале года начался масштабный проект по внедрению в Министерстве здравоохранения Украины. К текущему моменту в Минздраве была только электронная регистрация документов, поэтому все предыдущие зарегистрированы документы были сконвертированы к АСУД Док Проф.

Поток документов в Министерстве здравоохранения за день невероятно большой, что приводило к нагрузке на регистраторов, затрудняло процесс контроля и иногда приводило к несвоевременному выполнению документов.

Поэтому перед внедрением системы были определены процессы, которые нужно в первую очередь автоматизировать, а именно регистрация документов и контроль. Перед стартом были пересмотрены этапы прохождения документов, и с помощью имеющегося функционала системы, была упрощена алгоритм обработки.

Например:

• — автоматическое добавление исполнителей к определённым типам документов;
• — предварительное заполнение регистрационно-мониторинговых карт в типовых документах;
• — создание типовых резолюций;
• — создание видов контроля, соответствующие требованиям заказчика и упрощают процедуру постановки на контроль документа;
• — и прочее.

Следующим шагом стало исследование прохождения различных видов документов в отделах, а также вызванные, ознакомления и подписания выходных ответов.

Так, как в некоторых отделах процессы имеют определённую отличие, для удобства работы пользователей в системе были разработаны схемы алгоритмов обработки документов в соответствии со спецификой работы структурной единицы. Дополнительно администраторами Минздрава и аналитиками Док Проф были построены в системе маршруты визирования проектов документов, это позволило сократить время на обработку проектов визируя и подписавшими.

В связи с поступлением большим количеством информации в Министерство здравоохранения, возникла необходимость разработки отчётов, отражающих работу с документами в разных направлениях.

Использование механизма электронного согласования и визирования проектов документов с применением квалификационного электронной подписи в системе, позволило сократить использование бумаги для печати документов.

Также Минздрав было подключено к Системе электронного взаимодействия органов исполнительной власти.

10.07.2019