Реєстрація документів

Процес реєстрації документів в Системі починається із створення реєстраційно-моніторингової картки, внесення облікових даних про документ за встановленою формою, сканування примірників та визначення Виконавця. Всі інші дії в Системі виконуються в автоматичному режимі.

Основні функції підсистеми «Реєстрація документів»:

Опис роботи

Реєстратор створює РМК у відповідній картотеці і заповнює поля картки. Завдяки, аналізу даних під час введення Система дає можливість:

Особливість пов’язання документів в АСУД «ДОК ПРОФ 3» є те, що можна зробити пов’язання будь якої складності, а також зробити посилання на документ, який не зареєстрований в Системі.

Реєстратор в РМК документа визначає Виконавців і призначає їм ролі (Головний, Співвиконавець, Контролер і тд). Відповідно до ролі, колір запису Виконавця в картці буде змінюватися, що спрощує візуальне сприйняття інформації.

Після завершення заповнення атрибутів РМК документу здійснюється автоматичне нанесення штрих-коду та/або QR-коду на його першу сторінку. Розміщення маркувальної інформації визначається Системою автоматично та залежить від типу документу. Якщо документ у паперовому вигляді, то він автоматично сканується в Систему, для електронних документів  – автоматичне приєднання файлу до РМК.

Після завершення реєстрації документа, він миттєво направляється всім Виконавцям.

Механізм автоматичної реєстрації документів дозволяє скоротити час реєстрації документу та зарезервувати дату, номер документу. Після отримання позитивної візи з валідним ЕЦП, проєкт документу надходить на автоматичну реєстрацію. Реєстратор переглядає проєкт на коректність, відкриває РМК і погоджується з автоматичною реєстрацією. Система автоматично заповнює атрибути РМК та наносить маркувальну інформацію на електронний примірник, Реєстратор зберігає РМК.

Система забезпечує можливість реєстрації звернень громадян згідно вимог Закону України «Про звернення громадян» та «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України № 348 від 14.04.1997 р.. Перелік атрибутів реєстраційної картки ЗВГ відповідає нормам чинного законодавства, завдяки чому здійснюється швидка реєстрація  та оперативний пошук звернення в електронній базі, автоматично генеруються аналітичні звіти у різних розрізах.

Система забезпечує опрацювання звернень громадян відповідно з прийнятими в державі технологіями роботи з документами в електронному та паперовому вигляді. Програмне забезпечення «АСУД «Док Проф 3.0» дозволяє  реєструвати колективні та анонімні звернення при цьому автоматично формувати реєстраційний індекс звернення згідно інструкції з діловодства по роботі із зверненнями громадян. Система забезпечує пов’язання звернень згідно тематики, питання звернення та прізвища громадянина, даний функціонал дозволяє побудувати та відслідкувати історію звернень з подальшим генеруванням звітності та статистики.

Переваги роботи :

 Для отримання додаткової консультації та замовлення презентації звертайтеся за номером +38 (044) 383 73 94 або пишіть нам на адресу info@docprof.com.ua, будемо раді Вам допомогти.

Інформація про наші найсвіжіші оновлення Ви можете знайти на наших сторінках в соц мережах або підписатися на розсилання новин.