Підсистема Контроль в АСУД «ДОК ПРОФ 3» забезпечує комплексний підхід до контролю виконання документів, завдань керівництва організації: постановка документа на контроль, перевірка змісту виконання документа з можливістю блокування картки, попередження користувачів про наближення терміну виконання, підготовка звітів з контролю виконання документів.
Після реєстрації документа, Контролер, завдяки, зручному механізму вибірки має можливість з відповідної папки поставити документ на контроль, після чого запис документу стає червоного жирного кольору. Документи в обрану папку потрапляють згідно встановленим параметрам, які визначає Контролер. Розроблений механізм скорочує час на пошуки документа і керування контрольними термінами.
Система автоматично встановлює термін виконання документа відповідно до його типу, водночас Контролер має можливість його відредагувати (відповідно до п. 172 Постанови КМУ від 17.01.2018 № 55).
Система дозволяє організувати різні види контролю, а саме:
Гнучкість налаштування підсистеми Контроль дає можливість здійснювати контроль документа в цілому, або за його окремими пунктами.
Для зручності використання підсистеми, документи, що поставлені на контроль, автоматично розподіляються по логічним папкам у відповідності до визначених термінів виконання. Окремою функцією контролю є можливість блокування закриття картки документу, що дозволяє узгодити дії контролера і виконавця. А також попереджує самовільне закриття важливих документів.
Завдяки аудиту дій користувачів у Системі, Контролер може відстежити всі події по документу, виконані виконавцями, а саме головне повну історію контролю по ньому.
Користувач повинен вчасно вносити дані про виконання документу, або пропозиції щодо його виконання, адже ця інформація фіксується в Системі та відображається у звітах Контролерів для керівництва.
Коли документ виконаний, користувачу необхідно внести інформацію про його виконання, тобто виконати закриття картки. Інформація вноситься у відповідні поля реєстраційно-моніторингової картки (РМК): відмітка про виконання та дата виконання (п.169 Постанова КМУ від 17.01.2018 №55) Контролер автоматично отримує інформацію про виконання документа, перевіряє виконання завдання, і за результатами перевірки приймає рішення про зняття та закриття документу або про повернення Виконавцю на доопрацювання (відповідно до п.174 Постанови КМУ від 17.01.2018 № 55).
Контролер має можливість формувати статистичні та аналітичні звіти, які забезпечують надання необхідної інформації щодо виконання документів як у табличному, так і в графічному вигляді (діаграми, гістограми, лінійні графіки). Більш детально про статистику описано в розділі Звітність, статистика, пошук.