Стартував проєкт впровадження електронного документообігу на базі платформи АСУД «ДОК ПРОФ 3» у Державному авіаційному підприємстві “Україна”

У цьому місяці розпочалося впровадження електронного документообігу на платформі Док Проф у Державному авіаційному підприємстві “Україна”.

Проєкт був поділений на етапи з метою поступового переходу на безпаперовий електронний документообіг. Підприємство вже має вдалий досвід роботи в Системі у деяких структурних підрозділах.

Етапи автоматизації документообігу включатиме в себе наступні процеси:

  • – перенесення існуючої Системи на новий сервер;
  • – автоматизація управлінських процесів, використання КЕП на всіх етапах проходження документів до структурних підрозділів;
  • – реєстрація різних типів документів у відповідних журналах;
  • – підготовка та візування електронних документів з використанням КЕП;
  • – створення єдиної бази електронних документів;
  • – поступовий перехід до paperless;
  • – контроль виконання документів у підрозділах.

Гнучкість функціоналу платформи ДОК ПРОФ дозволить реалізувати автоматизований процес діловодства й безпаперовий електронний документообіг відповідно до запиту кожного окремого підрозділу у Державному авіаційному підприємстві “Україна” та надасть можливість корегувати алгоритми роботи у разі змін на Підприємстві.

Першим кроком спеціалісти Док Проф розгорнули на новому сервері СУБД Oracle та інсталювали програмне забезпечення Док Проф. Виконали бекапування даних існуючої Системи та завантажили їх на новий сервер без втрати інформації.

Наступним кроком були виконані роботи з актуалізації даних у довідниках Системи та дослідження процесів проходження документів. Даний етап дає можливість оцінити та оптимізувати наявні алгоритми роботи з документами в організації.

Після чого спеціалістами ДОК ПРОФ були зроблені налаштування Системи для переходу на безпаперовий документообіг.

Для співробітників Підприємства проведені інструктажі-тренінги по роботі з Системою, відповідно до їх посадових інструкцій. Інструктажі-тренінги розділені на теоретичні та практичні частини, що дозволяє максимально опанувати Систему та пропрацювати всі питання по функціоналу платформи.

Також Користувачі отримали покрокові інструкції, які допоможуть їм легко працювати у програмному забезпеченні.

Перед початком запуску роботи Системи на Підприємстві, спеціалістами ДОК ПРОФ проведена тестова експлуатація із співробітниками ДАПУ.

По завершенню попередніх етапів, стартує дослідна експлуатація Системи. Під час якої проводиться підтримка користувачів та вирішення поточних питань в роботі з Системою. Завдяки, швидкому реагуванню працівників ДОК ПРОФ на запити Користувачів, адаптація співробітників Підприємства проходить швидко та легко.

ДОК ПРОФ забезпечує впорядкування документації та створення складних зв’язків між пов’язаними документами. Це дозволило Користувачам швидко знайти, проаналізувати та згенерувати звіт по відкритому документу для керівництва.

Ключовою перевагою впровадження безпаперового електронного документообігу стало суттєве скорочення часу для підготовки та візування документів та пошук необхідної інформації. Крім того, зменшився об’єм використаного паперу, що в свою чергу дозволяє зекономити місце для зберігання документів та витрат на кур’єрські доставки.

В цілому впровадження Системи прискорило та покращило ефективність роботи всіх ланок Підприємства.

07.12.2022