В этом месяце началось внедрение электронного документооборота на платформе «Док Проф» в Государственном авиационном предприятии «Украина».
Проект был поделен на этапы с целью постепенного перехода на безбумажный электронный документооборот. У предприятия уже есть удачный опыт работы в Системе в некоторых структурных подразделениях.
Этапы автоматизации документооборота будут включать в себя следующие процессы:
Гибкость функционала платформы ДОК ПРОФ позволит реализовать автоматизированный процесс делопроизводства и безбумажный электронный документооборот в соответствии с запросом каждого отдельного подразделения в Государственном авиационном предприятии «Украина» и позволит корректировать алгоритмы работы случае изменений в Предприятии.
Первым шагом специалисты Док Проф развернули на новом сервере СУБД Oracle и установили программное обеспечение Док Проф. Выполнили бекапирование данных существующей системы и загрузили их на новый сервер без потери информации.
Следующим шагом были выполнены работы по актуализации данных в справочниках Системы и исследовании процессов прохождения документов. Данный этап позволяет оценить и оптимизировать существующие алгоритмы работы с документами в организации.
После чего специалистами ДОК ПРОФ были произведены настройки системы для перехода на безбумажный документооборот.
Для сотрудников Предприятия проведены инструктажи-тренинги по работе с Системой в соответствии с их должностными инструкциями. Инструктажи-тренинги разделены на теоретические и практические части, что позволяет максимально овладеть системой и проработать все вопросы по функционалу платформы.
Пользователи также получили пошаговые инструкции, которые помогут им легко работать в программном обеспечении..
Перед началом запуска работы системы на предприятии, специалистами ДОК ПРОФ проведена тестовая эксплуатация с сотрудниками ДАПУ.
По завершению предыдущих этапов стартует опытная эксплуатация Системы. В ходе которой осуществляется поддержка пользователей и решение текущих вопросов в работе с Системой. Благодаря быстрому реагированию работников ДОК ПРОФ на запросы Пользователей, адаптация сотрудников Предприятия проходит быстро и легко.
ДОК ПРОФ обеспечивает составление документации и создание сложных связей между связанными документами. Это позволило пользователям быстро найти, проанализировать и сгенерировать отчет по открытому документу для руководства.
Ключевым преимуществом внедрения безбумажного электронного документооборота стало существенное сокращение времени подготовки и визирования документов и поиск необходимой информации. Кроме того, уменьшился объем использованной бумаги, что, в свою очередь, позволяет сэкономить место для хранения документов и расходов на курьерские доставки.
В целом, внедрение Системы ускорило и улучшило эффективность работы всех звеньев Предприятия.
07.12.2022