У цьому місяці розпочалося впровадження електронного документообігу на платформі Док Проф у Чернівецькій міській раді. Проєкт був розділений на декілька етапів для поступового переходу на безпаперовий електронний документообіг. На даний час вже було проведено обстеження об’єкту автоматизації, розгортання серверної та клієнтських частин.

Перший етап автоматизації документообігу включатиме в себе наступні процеси:

• – автоматизація управлінських процесів, а саме створення резолюцій Керівників з використанням ЕЦП та автоматична доставка електронних документів до структурних підрозділів;
• – реєстрація різних типів документів та звернень громадян у відповідних журналах;
• – створення єдиної бази електронних документів;
• – автоматизація діловодних процесів на рівні канцелярія-структурний підрозділи;
• – конвертація даних з попередньої системи обліку документів;
• – підключення до Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;
• – контроль виконання документів у підрозділах.

Спеціалістами Док Проф будуть виконані роботи з налаштування Системи, конвертації документів, проведення навчальних тренінгів по роботі з Системою, підключення до СЕВ ОВВ. Наприкінці тренінгів відповідно до рольових обов’язків в Системі, користувачі отримують інструкції, які допоможуть працювати з програмним забезпеченням.

Підключення до СЕВ ОВВ дасть можливість пришвидшити обмін електронними документами з іншими органами виконавчої влади та забезпечить вчасне виконання важливих документів.

Завдяки, впровадженню «Автоматизованої системи управління документами «Док Проф 3.0» планується підвищити ефективність роботи організації, а також скоротити використання паперових примірників та знизити ризик їх втрати.

27.10.2020