Регистрация документов

Процесс регистрации документов в Системе начинается с создания регистрационно-мониторинговой карточки, внесение учётных данных о документе по установленной форме, сканирование экземпляров и определения Исполнителя. Все остальные действия в Системе выполняются в автоматическом режиме.

Основные функции подсистемы «Регистрация документов»:

Описание работы

Регистратор создаёт РМК в соответствующей картотеке и заполняет поля карточки. Благодаря, анализа данных при вводе Система позволяет:

Особенность связывания документов в АСУД «ДОК ПРОФ 3» является то, что можно сделать связывания любой сложности, а также сделать ссылку на документ, который не зарегистрирован в Системе.

Регистратор в РМК документа определяет исполнителей и назначает им роли (Главный, Соисполнитель Контролёр и тд). Согласно роли, цвет записи Исполнителя в карточке будет меняться, что упрощает визуальное восприятие информации.

После завершения заполнения атрибутов РМК документа осуществляется автоматическое нанесение штрих-кода и / или QR-кода на его первую страницу. Размещение маркировочной информации определяется системой автоматически и зависит от типа документа. Если документ в бумажном виде, то он автоматически сканируется в Систему, для электронных документов — автоматическое присоединение файла к РМК.

После завершения регистрации документа, он мгновенно направляется всем Исполнителям.

Механизм автоматической регистрации документов позволяет сократить время регистрации документа и зарезервировать дату, номер документа. После получения положительного визы с валидным ЭЦП, проект документа поступает на автоматическую регистрацию. Регистратор просматривает проект на корректность, открывает РМК и соглашается с автоматической регистрацией. Система автоматически заполняет атрибуты РМК и наносит идентификационную информацию на электронный экземпляр, Регистратор сохраняет РМК.

Система обеспечивает возможность регистрации обращений граждан в соответствии с требованиями Закона Украины «Об обращениях граждан» и «Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации », утверждённой постановлением Кабинета Министров Украины № 348 от 14.04.1997 г .. Перечень атрибутов регистрационной карточки СУГ соответствует нормам действующего законодательства, благодаря чему осуществляется быстрая регистрация и оперативный поиск обращение в электронной базе, автоматически генерируются аналитические отчёты в различных разрезах.

Система обеспечивает обработку обращений граждан в соответствии с принятыми в государстве технологиями работы с документами в электронном и бумажном виде. Программное обеспечение «АСУД «Док Проф 3.0» позволяет регистрировать коллективные и анонимные обращения при этом автоматически формировать регистрационный номер обращения согласно инструкции по делопроизводству по работе с обращениями граждан. Система обеспечивает связывание обращений по тематике, вопросы обращения и фамилии гражданина, данный функционал позволяет построить и отслеживать историю обращений с последующим генерированием отчётности и статистики.

Преимущества работы:

Для получения дополнительной консультации и заказ презентации обращайтесь по телефону +38 (044) 383 73 94 или пишите нам по адресу info@docprof.com.ua, будем рады Вам помочь..

Информация о наших свежие обновления Вы можете найти на наших страницах в социальных сетях или подписаться на рассылку новостей.