Подсистема Контроль в АСУД «ДОК ПРОФ 3» обеспечивает комплексный подход к контролю исполнения документов, заданий руководства организации: постановка документа на контроль, проверка содержания выполнения документа с возможностью блокировки карты, предупреждения пользователей о приближении срока исполнения, подготовка отчётов по контролю исполнения документов.
После регистрации документа Контролёр, благодаря, удобному механизму выборки имеет возможность с соответствующей папки поставить документ на контроль, после чего запись документа становится красного жирного цвета. Документы в выбранную папку попадают согласно установленным параметрам, которые определяет Контролёр. Разработан механизм сокращает время на поиски документа и управление контрольными сроками.
Система автоматически устанавливает срок исполнения документа в соответствии с его типа, одновременно Контролёр имеет возможность его отредактировать (в соответствии с п. 172 Постановления КМУ от 17.01.2018 № 55).
Система позволяет организовать различные виды контроля, а именно:
Гибкость настройки подсистемы Контроль даёт возможность осуществлять контроль документа в целом или по его отдельным пунктам.
Для удобства использования подсистемы, документы, поставлены на контроль, автоматически распределяются по логическим папкам в соответствии с определённых сроков исполнения. Отдельной функцией контроля является возможность блокировки закрытия карточки документа, позволяет согласовать действия контроллера и исполнителя. А также предупреждает самовольное закрытие важных документов.
Благодаря аудита действий пользователей в системе, контролёр может отследить все события по документу, выполненные исполнителями, а самое главное полную историю контроля по нему.
Пользователь должен своевременно вносить данные о выполнении документа или предложения по его выполнению, ведь эта информация фиксируется в Системе и отражается в отчётах контроллеров для управления.
Когда документ исполнен, пользователю необходимо внести информацию о его исполнении, то есть выполнить закрытие карточки. Информация вносится в соответствующие поля регистрационно-мониторинговой карты (РМК): отметка о выполнении и дата исполнения (п.169 Постановление КМУ от 17.01.2018 №55) Контролёр автоматически получает информацию о выполнении документа, проверяет выполнение задания, и по результатам проверки принимает решение о снятии и закрытия документа или о возвращении Исполнителю на доработку (в соответствии с п.174 Постановления КМУ от 17.01.2018 № 55).
Контролёр имеет возможность формировать статистические и аналитические отчёты, которые обеспечивают предоставление необходимой информации по выполнению документов как в табличном, так и в графическом виде (диаграммы, гистограммы, линейные графики). Более подробно о статистике описано в разделе Отчётность, статистика, поиск.