В умовах швидкого розвитку IT технологій, постала необхідність у автоматизованому та швидкому опрацюванню звернень громадян, при цьому забезпечити зберігання та захищеність інформації. Це дозволить мінімізувати фінансові витрати та забезпечити виконання ст. 40 Конституції України щодо звернень громадян України.

Державні органи запускають та використовують обробку звернень громадян електронними засобами. Це реалізовано для громадян, які не мають змоги подати заяву офлайн.

Електронні звернення через портал – це зручний та надійний у використанні інструмент, що забезпечує скорочення видатків бюджетів на цей напрямок, оплату за пересилання поштових відправлень (листів) та інших витрат. Заявник отримує відповідь на електронну пошту, що дозволяє зменшити час для отримання відповіді та розширює варіанти передачі інформації та її використання.

На платформі Док Проф реалізований функціонал для прийому електронних звернень від громадян через електронний портал організації та відправки відповіді.

Інтеграція платформи Док Проф з порталом дозволяє забезпечити наступний механізм роботи подачі електронних звернень:

1.  1. Подання заявок (або звернень громадян) відбувається на сторінці порталу: наприклад «Звернення Громадян».
2. 2. Створення електронного звернення громадян відбувається за допомогою заповнення спеціальної електронної форми, у якій громадянин відповідно до вимог звернення, визначених у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» заповнити поля: ПІБ, ел. пошта, телефон, адреса, текст звернення. Користувач також має можливість прикріплювати Зображення/Фото до свого звернення.

Електронна форма має захист від спаму – reCaptcha та не пропускає адреси електронних поштових російськомовних сервісів (Yandex , Rambler і т.д. ).

1. 3. Після створення звернення, користувач відправляє його за допомогою натискання кнопки Надіслати. Обмін даними між порталом організації та платформою Док Проф відбувається за допомогою API.
2. 4. Після надсилання громадянином звернення, на сторінці порталу відображається спливаюче вікно-повідомлення з текстом про успішну/не успішну відправку заявки, а також ID заявки та посилання на сторінку, де можна перевірити статус заявки. Також, ця інформація надходить громадянину на електронну пошту, що зазначена у формі. Надсилання електронних звернень здійснюється за допомогою поштового сервісу платформи Док Проф.
3. 5. Громадянин, як зазначено вище, має змогу перевірити стан своєї заявки на сторінці порталу, вказавши номер свого звернення у відповідному полі. Відповідь громадянин отримає одразу на сайті та на вказану у зверненні електронну пошту.
4. 6. Після опрацювання звернення на платформі Док Проф та підготовки відповіді заявнику, система автоматично відправляє змінений статус виконання звернення та прикріплений документ-відповідь на електронну пошту заявника. Громадянин має можливість самостійно перевірити цю інформацію на порталі (статус заявки).

Цей вид комунікації між організацією та громадянином дозволяє ефективно та швидко передавати інформацію в режимі реального часу, при цьому факт передачі інформації чітко фіксується як у відправника, так і в одержувача із зазначенням дати, години і хвилини відправлення й отримання інформації.

Інтеграція платформи Док Проф з електронними порталами надає наступні переваги:

• –Прискорення роботи організації, за рахунок синхронізації різних систем.
• –Створення єдиної бази для зберігання даних.
• –Запобігання втрати важливих даних.
• –Економія паперових ресурсів, завдяки електронній відпрацюванню документів.
• –Клієнтоорієнтованість організації при обробці звернень громадян.
• –Автоматизація процесів при отриманні інформації від заявників.
• –Зменшення часу на обробку документів в електронному вигляді.

19.09.2023