В условиях быстрого развития IT технологий возникла необходимость в автоматизированной и быстрой проработке обращений граждан, при этом обеспечить хранение и защищённость информации. Это позволит минимизировать финансовые затраты и обеспечить исполнение ст. 40 Конституции Украины об обращениях граждан Украины.

Государственные органы запускают и используют обработку обращений граждан по электронным средствам. Это реализовано для граждан, не имеющих возможности подать офлайн заявление.

Электронные обращения через портал – это удобный и надёжный инструмент, обеспечивающий сокращение расходов бюджетов на это направление, оплату за пересылку почтовых отправлений (писем) и других расходов. Заявитель получает ответ на электронную почту, что позволяет снизить время для получения ответа и расширяет варианты передачи информации и её использования.

На платформе Док Проф реализован функционал для приёма электронных обращений граждан через электронный портал организации и отправки ответа.

Интеграция платформы Док Проф с порталом позволяет обеспечить следующий механизм работы подачи электронных обращений:

1. 1. Подача заявок (или обращений граждан) производится на странице портала: например «Обращение Граждан».
2. 2. Создание электронного обращения граждан производится посредством заполнения специальной электронной формы, в которой гражданин в соответствии с требованиями обращения, определёнными в ст. 5 Закона Украины «Об обращениях граждан» заполнить поля: ФИО, эл. почта, телефон, адрес, текст обращения. Пользователь также имеет возможность прикреплять Изображение/Фото к своему обращению.

Электронная форма имеет защиту от спама — reCaptcha и не пропускает адреса электронных почтовых русскоязычных сервисов (Yandex, Rambler и т.д.).

1. 3. После создания обращения, пользователь отправляет его с помощью нажатия кнопки Отправить. Обмен данными между порталом организации и платформой Док Проф производится с помощью API.
2. 4. После отправки гражданином обращения, на странице портала отображается всплывающее окно-сообщение с текстом об успешной/не успешной отправке заявки, а также ID заявки и ссылку на страницу, где можно проверить статус заявки. Также эта информация поступает гражданину на электронную почту, указанную в форме. Отправка электронных обращений осуществляется с помощью почтового сервиса платформы Док Проф.
3. 5. Гражданин, как указано выше, может проверить состояние своей заявки на странице портала, указав номер своего обращения в соответствующем поле. Ответ гражданин получит сразу на сайте и на указанную в обращении электронную почту.
4. 6. После обработки обращения на платформе Док Проф и подготовки ответа заявителю система автоматически отправляет изменённый статус исполнения обращения и прикреплённый документ-ответ на электронную почту заявителя. У гражданина есть возможность самостоятельно проверить эту информацию на портале (статус заявки).

Интеграция платформы Док Проф с электронными порталами предоставляет следующие преимущества:

• – Ускорение работы организации, за счёт синхронизации разных систем.
• – Создание единой базы хранения данных.
• – Предотвращение потери важных данных.
• – Экономия бумажных ресурсов, благодаря электронной отработке документов.
• – Клиентоориентированность организации при обработке обращений граждан.
• – Автоматизация действий при получении информации от заявителей.
• – Уменьшение времени на обработку документов в электронном виде.

19.09.2023