Підсистема обліку договорів Системи управління документами «ДОК ПРОФ 3» інтегрована з клієнт-банками «ДіамантБанк» та «УкрГазБанк».

Договори реєструються у картотеці типу «Угоди». Картка договору окрім стандартної для інших документів інформації (загальна, виконавці, документи, проекти документів, резолюції…) доповнена фінансовою частиною.

У фінансовій частині картки договору вводяться загальна сума договору та сума етапів договору. Особливо зручна  функція «Вставити декілька етапів», яка дозволяє користувачу вводити  за шаблоном одного етапу наступні однакові за сумою та тривалістю етапи договору (наприклад, щомісячні послуги з технічного супроводження) та можливість автоматично роздрукувати необхідні для договору документи: акт виконаних робіт, рахунок, договір та інші.

Для інтеграції картки договору з його оплатою,  ДОК ПРОФ 3 доповнений  підсистемою «Договори», яка має папки:  Банківські виписки,  Платежі до договорів,  Платежі  інші, Платежі нерозібрані,  а картка договору  у фінансовій частині доповнена таблицею «Оплати за договором».

Платежі мають ознаку, за якою розподіляються на платежі за договорами та інші платежі, які не мають відношення до договорів.

Виписки, вивантажені з клієнт-банків «ДіамантБанк» та «УкрГазБанк», автоматизовано завантажуються до ДОК ПРОФ 3, після чого платежі з’являються у папках:

• – Банківські виписки – у вигляді «майстер-деталь» таблиць з переліком виписок та переліком платежів поточної виписки;
• – Платежі усі – перелік усіх платежів, з можливістю відображення по рокам ;
• – Платежі нерозібрані – перелік платежів, по яким необхідно визначитись, що це платіж по договору та прив’язати його до відповідного договору, або визначитись, що це – інший платіж.

За допомогою певних скриптів, платежі автоматично прив’язуються до відповідного договору за умови співпадіння коду ЄДРПОУ кореспондента платежу та коду ЄДРПОУ контрагента договору або, якщо код ЄДРПОУ контрагента договору не введений, за умови співпадіння коду ЄДРПОУ кореспондента платежу з кодами ЄДРПОУ інших платежів, прив’язаних до договору.

Платежі, які система не змогла автоматично пов’язати з договором, прив’язуються до відповідних договорів вручну. Прив’язані до договорів платежі потрапляють до папки «Платежі визначений договір» і «Платежі невизначений етап договору», де керівниками проектів або відповідальними особами прив’язуються до відповідних етапів договору.

Платежі, суми яких повністю розібрані по етапам договорів, потрапляють до папки «Платежі етапів договорів». Платежі, суми яких не розібрані або не повністю розібрані по етапам договорів, залишаються у папці «Платежі невизначений етап договору».

У фінансовій частині картки договору відображається загальна інформація по оплатам договору: етапи (оплачені, неоплачені, закриті), перелік платежів по договору, сума оплати та неоплачена сума в цілому по договору.

Договори, по яким повністю оплачені  етапи договору  та від замовника отримані підписані оригінали документів (договір, акти виконаних робіт, тощо)  закриваються.

25.07.2016