Подсистема учёта договоров Системы управления документами «ДОК ПРОФ 3» интегрирована с клиент-банками «Диамантбанк» и «Укргазбанк».

Договоры регистрируются в картотеке типа «Соглашения». Карточка договора кроме стандартной для других документов информации (общая, исполнители, документы, проекты документов, резолюции …) дополнена финансовой частью.

В финансовой части карточки договора вводятся общая сумма договора и сумма этапов договора. Особенно удобна функция «Вставить несколько этапов», которая позволяет пользователю вводить по шаблону одного этапа следующие одинаковые по сумме и продолжительности этапа договора (например, ежемесячные услуги по техническому сопровождению) и возможность автоматически распечатать необходимые для договора документы: акт выполненных работ, счет, договор и другие.

Для интеграции карточки договора с его оплатой, ДОК ПРОФ 3 дополнен подсистемой «Договора», которая имеет папки Банковские выписки, платежи договорам, платежи другие, платежи неразобранные, а карта договора в финансовой части дополнена таблицей «Оплаты по договору».

Платежи должны признак, по которому распределяются на платежи по договорам и другие платежи, которые не имеют отношения к договорам.

Выписки, выгруженные с клиент-банков «Диамантбанк» и «Укргазбанк», автоматизировано загружаются в ДОК ПРОФ 3, после чего платежи появляются в папках:

• — Банковские выписки — в виде «мастер-деталь» таблиц с перечнем выписок и перечнем платежей текущей выписки;
• — Платежи все — перечень всех платежей, с возможностью отображения по годам;
• — Платежи неразобранные — перечень платежей, по которым необходимо определиться, что это платёж по договору и привязать его к соответствующему договору, или определиться, что это — другой платёж.

С помощью определённых скриптов, платежи автоматически привязываются к соответствующему договору при условии совпадения кода ЕГРПОУ корреспондента платежа и кода ЕГРПОУ контрагента договора или, если код ЕГРПОУ контрагента договора не введён, при условии совпадения кода ЕГРПОУ корреспондента платежа с кодами ЕГРПОУ других платежей, привязанных к договору.

Платежи, которые система не смогла автоматически связать договору, привязываются к соответствующим договорам вручную. Привязаны к договорам платежи попадают в папку «Платежи определённый договор» и «Платежи неопределённый этап договора», где руководителями проектов или ответственными лицами привязываются к соответствующим этапов договора.

Платежи, суммы которых полностью разобраны по этапам договоров, попадают в папку «платежи этапов договоров». Платежи, суммы которых не разобраны или не полностью разобраны по этапам договоров, остаются в папке «Платежи неопределённый этап договора».

В финансовой части карточки договора отражается общая информация по оплатам договора: этапы (оплаченные, неоплаченные, закрытые), перечень платежей по договору, сумма оплаты и неоплаченная сумма в целом по договору.

Договоры, по которым полностью оплачены этапы договора и от заказчика полученные подписаны оригиналы документов (договор, акты выполненных работ и т.д.) закрываются.

25.07.2016