Поки всі у відпустках команда Док Проф підготувала 5 успішних кроків до впровадження безпаперового документообігу. Попереджаємо буде не легко, але дуже цікаво. Ну що починаємо!

1. Аналіз всіх процесів в організації

Перше питання, яке виникає у керівників установ «навіщо?», адже прийде команда аналітиків, яка все дослідить і впровадить систему. Звичайно, команда прийде та вивчить весь процес, але можливо він не такий як ви його собі уявляєте, і наприклад, співробітник відділу захисту завжди затримує в себе документи, після чого відділ організації прострочує терміни. Все починається з правильних і точних процесів.

2. Перевірка технічної бази

Дуже часто технічна база організацій дуже застаріла, і це призводить до непередбачуваних моментів, наприклад, із-за старого комп’ютера головний бухгалтер не може завантажити звіт до системи або вічно переповнений і «вісячий» сервер затримує роботу цілої установи. Тому потрібно перед провадженням провести аналіз наявного програмного забезпечення та технічних засобів, щоб при старті було комфортно і безболісно.

3. Підвищення кваліфікації користувачів

Одним із головних факторів успішного старту системи є кваліфікація користувачів. Адже зрозуміло, що людина, яка працює лише в одній комп’ютерній програмі , навряд чи, почне працювати в системі, і цим підвищувати свою ефективність. Тому, головна порада, постійно вкладатися в розвиток своїх працівників і спонукати їх до нових знань.

4. Призначення відповідальних за впровадження співробітників і осіб, які будуть їх заміняти

Якби не просто це звучало, але це одна із проблем на проектах відповідальні особи зі сторони замовника. Як часто процес експлуатації ставав на паузу із-за не компетентності відповідальної особи чи взагалі її відсутності. В першу чергу, потрібно розуміти, що весь процес – це командна робота розробників Док Проф і замовника, тому швидкість і якість залежить від двох сторін. Тому визначаємо супер відповідальних колег і let`s go!!

5. Психо-емоційне налаштування на зміни

Налаштування на зміни – звучить це трохи абсурдно і смішно, особливо коли мова йде про новітні технології і таке інше, але кожному співробітнику потрібно зрозуміти, що все не стане ідеально в один момент, і на початку навіть буде складно, і захочеться знову роздрукувати проект документа і віднести на підпис керівнику. Але потрібно взяти себе в руки, і якщо щось не зрозуміло, то задати питання консультанту команди Док Проф, не боятись.

Отже, 5 порад отримано, всі за і проти зважено, тепер вперед до цифровізації і майбутнього.

А консультацію ви можете отримати за номером +38 (044) 383 73 94

15.07.2018