Пока все в отпусках команда Док Проф подготовила 5 успешных шагов к внедрению безбумажного документооборота. Предупреждаем будет нелегко, но очень интересно. Ну что начинаем!

1. Анализ всех процессов в организации.

Первый вопрос, который возникает у руководителей учреждений «зачем?», Ведь придет команда аналитиков, которая все изучит и внедрит систему. Конечно, команда придет и изучит весь процесс, но возможно он не такой как вы его себе представляете, и например, сотрудник отдела защиты всегда задерживает в себя документы, после чего отдел организации просрочивает сроки. Все начинается с правильных и точных процессов.

2. Проверка технической базы

Очень часто техническая база организаций очень устарела, и это приводит к непредсказуемым моментов, например, из-за старого компьютера главный бухгалтер не может загрузить отчет в систему или вечно переполнен и «висячий» сервер задерживает работу целой учреждения. Поэтому нужно перед проведением провести анализ имеющегося программного обеспечения и технических средств, чтобы при старте было комфортно и безболезненно.

3. Повышение квалификации пользователей

Одним из главных факторов успешного старта системы является квалификация пользователей. Ведь понятно, что человек, который работает только в одной компьютерной программе, вряд ли начнёт работать в системе, и тем самым повышать свою эффективность. Поэтому, главный совет, постоянно вкладываться в развитие своих работников и побудить их к новым знаниям.

4. Назначение ответственных за внедрение сотрудников и лиц, которые будут их заменять

Если бы не просто это ни звучало, но это одна из проблем на проектах ответственные лица из стороны заказчика. Как часто процесс эксплуатации становился на паузу из-за НЕ компетентности ответственного лица или вообще её отсутствие. В первую очередь, нужно понимать, что весь процесс — это командная работа разработчиков Док Проф и заказчика, поэтому скорость и качество зависит от двух сторон. Поэтому определяем супер ответственных коллег и let`s go!

5. Психо-эмоциональный настрой на изменения

Настройка на изменения — звучит это немного абсурдно и смешно, особенно когда речь идёт о новейших технологиях и т.д., но каждому сотруднику нужно понять, что все не станет идеально в один момент, и в начале даже будет сложно, и захочется снова распечатать проект документа и отнести на подпись руководителю. Но нужно взять себя в руки, и если что-то непонятно, то задать вопрос консультанту команды Док Проф, не робеть.

Итак, 5 советов получено, все за и против взвешенно, теперь вперёд к цифровизации и будущего.

А консультацию вы можете получить по телефону: +38 (044) 383 73 94

15.07.2018