Общее описание

Описание програмного забезпечення «автоматизированная система управления документами« ДОК ПРОФ 3 »(дальше – ДОКПРОФ)

1. Функциональные требования ДОК ПРОФ.

Программное обеспечение ДОКПРОФ предоставляет возможность полноценной работы пользователей на автоматизированных рабочих местах пользователей.

Система решает такой комплекс функциональных задач:

  • Регистрация и делопроизводство (1.1)
  • Обработки обращений граждан (1.2)
  • Доставка документов структурным подразделениям (1.3)
  • Коллективное обработки документов (1.4)
  • Контроль исполнения поручений руководства (1.5)
  • Отправка исходящей корреспонденции (1.6)
  • Обработка структурированных документов (1.7)
  • Электронный архив документов (1.8)
  • Распределенный архив (1.9)
  • Управление контентом (содержанием) в иерархических каталогах (1.10)
  • управления процессами (1.11);
  • обработка документов по электронной почте (1.13);
  • обмен документами с внешними СЭДО (1.14);
  • защита информации (1.15);
  • электронной цифровой подписи (1.16);
  • публичная информация (1.17);
  • судебные дела (1.18);
  • администрирование (1.19)

ДОКПРОФ обеспечивает реализацию каждого из приведенного ниже комплекса функциональных задач.

1.1. Задача комплекса «Регистрация и делопроизводство»:

  • Регистрация документов отдельно по следующим видам:
      • входящая корреспонденция;
      • исходящая корреспонденция;
      • запросы на публичную информацию;
      • обращение граждан;
      • договоры (соглашения);
      • распорядительные документы
      • приказы по основной деятельности,
      • приказы по административно-хозяйственным вопросам,
      • приказы о командировке,
      • протоколы совещаний;
Registratsiya_deloproizvodstvo_rus
    • Создание и ведение картотек определенных видов документов;
    • создание виртуальных картотек по определенным критериям и правами доступа для быстрого доступа к массивам документов, которые часто запрашиваются пользователем;
    • поддержание бумажного документооборота;
    • маркировки бумажных документов буквенно-цифровой информации и информации пригодной для автоматизированной обработки (штрих-кодирование);
    • нанесения маркировочной информации в соответствии с видом документа;
    • печать документов, реестров передачи, напоминаний о выполнении, отчетов и других форм, предусмотренных документами;
  • создание дополнительных реквизитов описания документа;
  • автоматическая генерация регистрационных номеров документов в пределах каждого вида и года отдельно;
  • возможность дополнительного ввода необходимых видов документов с соответствующими карточками согласно потребностям структурных подразделений;
  • автоматизированная обработка документов созданных в Системе по элементам его структуры с привязкой введенных данных в соответствующие поля электронной карточки документа (автоматическая регистрация структурированных документов, созданных на базе подсистемы подготовки проектов документов по шаблонам);
  • сканирования документов в формате tiff, pdf;
  • сканирования документов в библиотечном формате djvu;
  • автоматическое распознавание и сохранение отсканированных текста, проверка орфографии;
  • сохранение распознанного текста контекстно-зависимого поиска;
  • присоединения электронного образа документа в его электронной регистрационно-контрольной карточки;
  • автоматическую отправку документа контрольном подразделения, исполнителям и служащим, которым документ направляется к сведению.
  • автоматизированное формирование реестра документов, вложено в пакет;
  • печать реестров отправлений, подготовка и печать отчетов и других форм, предусмотренных документами;
  • экспорт реестров к файлам формата MS Excel, CSV, RTF, HTML, текст;
  • поиск документов по реквизитам согласно предоставленных прав доступа;
  • полнотекстовый поиск документов в соответствии с предоставленными прав доступа;
  • обработки документов средствами Microsoft Office (обеспечение возможности автоматического перехода при открытии документа в соответствующее программное обеспечение);
  • прикрепления к регистрационной карточке документа файлов вложений в форматах: XML, XLS, DOC, PDF, TXT, JPG, TIFF, DJVU и других;
  • Применение техники сканирования и программного обеспечения по распознаванию текстов (типа ABBYY Fine Reader) в ДОК ПРОФ с целью трансформации бумажных документов в электронные и введение их в базу данных ДОК ПРОФ заказчика;
  • хранения электронных версий проектов документов и документов в базе данных, с обеспечением контекстно-зависимого поиска;
  • печать форм, предусмотренных документами;
  • введение простых и сложных (резолюция руководителя налагаемого на один документ, но имеет несколько задач с разными сроками и исполнителями) резолюций;
  • поддержка ввода текстов типовых резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами;
  • построение дерева резолюций любой сложности;
  • подготовка проектов резолюций руководителя;
  • внесения в учетные электронных карточек информации о дате и времени передачи бумажного экземпляра документа в подразделение-исполнителя (с разбивкой оригинал документа (направляется главному исполнителю), экземпляры 1, 2, 3 и т.д. (в соответствии первом, втором, третьем и т. д. исполнителям);
  • одновременное представление документа и проекта резолюции на экране монитора с предоставлением средств руководителю для ее утверждения, или отклонения;
  • автоматическое присоединение к регистрационно-контрольной карточки документа, утвержденной резолюции руководителя и направления исполнителям для выполнения;
  • автоматическую отправку документов до исполнителей в соответствии с наложенными резолюциями;
  • информирование исполнителей об изменении резолюций;
  • поиск документов по определенным критериям (диапазон дат регистрации, диапазон дат исполнения, другие) или реквизитами что могут: равняться точным значением или принадлежать к заданного интервала значений; начинаться с заданной строки или включать его,
  • Поиск документов по любым реквизитам резолюций;
  • полнотекстовый поиск по содержанию документов и всех его приложений;
  • выгрузки результатов поиска в формате Excel;
  • возможность обработки (просмотра) отдельных документов в соответствии с резолюцией (для других работников документ недоступен);
  • разграничения прав доступа к функциям редактирования или просмотра реквизитов документа в соответствии с ролями распределения;
  • ведения классификаторов и справочников, с учетом версионности;
  • возможность дополнения справочников непосредственно с регистрационно-контрольной карточки документа;
  • обеспечение аудита событий комплекса «Регистрация и делопроизводство».

1.2 Задачи комплекса «Обработка обращений граждан»:

  • Регистрация обращений граждан:
    • регистрационный номер и дата поступления обращения;
    • фамилия, имя и отчество гражданина;
    • адрес гражданина;
    • наименование органа государственной власти, других органов, учреждений, организаций, средства массовой информации, фамилия и инициалы уполномоченного лица, обращающиеся в интересах заявителя;
    • исходящий номер и дата письма, которым направлено обращение;
    • краткое содержание обращения; — классификатор обращений граждан;
  • поддержка бумажного документооборота обращений граждан;
  • маркировки бумажных документов буквенно-цифровой информации и информации пригодной для автоматизированной обработки (штрих-кодирование);
  • нанесения маркировочной информации в соответствии с требованиями нормативных документов и типа документа;
  • подготовка проектов резолюций руководства по обращениям граждан;
  • внесения в электронных регистрационно-контрольных карточек резолюций руководства по обращениям граждан;
  • автоматическое присоединение к электронной регистрационно-контрольной карточки документа, утвержденной резолюции руководителя и направления исполнителям к исполнению;
  • Внесение в электронных регистрационно-контрольных карточек данных о доведении обращение к исполнителям и перемещения обращения в соответствующем органе (информации о дате и времени передачи обращения в подразделение-исполнителя с разбивкой оригинал обращения направляется главному исполнителю, экземпляры соответствии первом, втором, третьем и т. д. исполнителям)
  • печать регистрационно-контрольных карточек документа;
  • контроль исполнения поручений руководства по обращениям граждан (автоматическое напоминание о приближении сроков исполнения обращений и внесение предложений по выполнению обращений и внесение данных о закрытии обращения, то есть фиксацию факта выполнения обращения и списания в дело, ведение истории контроля, постановка и снятие документа с контроля, поддержка формы контроля на дату);
  • подготовка отчетов по вопросам обращений граждан (аналитическое описание обращений по выбранным типам);
  • сканирования документов в формате tiff, pdf;
  • сканирования документов в библиотечном формате djvu;
  • распознавания сканированного текста и проверка орфографии;
  • сохранения распознанного текста контекстно-зависимого поиска;
  • присоединения электронного образа документа в его электронной регистрационно-контрольной карточки;
  • поиск обращений по реквизитам согласно предоставленных прав доступа;
  • полнотекстовый поиск документов согласно предоставленным правам доступа;
  • обработки документов средствами Microsoft Office (обеспечение возможности автоматического перехода при открытии документа в соответствующее программное обеспечение);
  • прикрепления к электронной регистрационно-контрольной карточки документа вложений в форматах: XML, XLS, DOC, PDF, TXT, JPG и других;
  • сохранение электронных версий проектов документов в базе данных, с обеспечением контекстно-зависимого поиска;
  • печать форм, предусмотренных документами;
  • поиск документов по определенным критериям (диапазон дат регистрации, диапазон дат исполнения, другие) или реквизитами что могут: равняться точным значением или принадлежать к заданного интервала значений; начинаться с заданной строки или включать его, отбор за ними может проводиться как с учетом регистра так и без учета;
  • поиск обращений по любым реквизитам резолюций.

1.3 Задачи комплекса «Доставка документов структурным подразделениям»:

  • Доставка документов структурным подразделениям и непосредственным исполнителям;
  • ведение реестров передачи бумажных оригиналов документов в подразделения;
  • учет движения бумажных оригиналов документов;
  • электронное оповещение пользователей о поступлении документов и резолюций, в том числе по электронной почте, и получения подтверждения о получении и просмотр сообщений;
  • автоматическое формирование реестров передач оригиналов документов (и при необходимости бумажных копии) в подразделения и распечатка этого реестра;
  • создание для документов расчетов отправки (передач).

1.4 Задача комплекса «Коллективная обработка документов»:

  • Коллективная работа исполнителей с проектами документов;
  • коллективное обсуждение проектов документов на «форуме»;
  • электронное согласование, визирование и утверждение проектов документов с использованием электронной цифровой подписи;
  • разработка проектов документов на базе созданных шаблонов документов;
  • обработка документов средствами Microsoft Office (обеспечение возможности автоматического перехода при открытии документа в соответствующее программное обеспечение);
  • Ведение версий проектов документов и построение на их базе новых версий;
  • штрих-кодовая идентификация каждой страницы проекта документа информацией, пригодной для автоматизированной обработки с целью поиска электронного экземпляра, идентификации автора, формирование окончательной версии проекта;
  • сохранение проектов документов в базе данных;
  • формирование дерева версий проекта документов любой сложности;
  • упорядоченное хранение всех версий проектов документов со встроенными средствами их контекстного поиска;
  • автоматическая проверка орфографии;
  • создание комплекта документов, объединенных едиными реквизитами (например, комплект регистрационных документов, связанных реквизитами клиента);
  • возможность задания строгой (по сценарию) или произвольной (выбором исполнителей и определением задач по согласованию) маршрутизации документа;
  • возможность отправки проекта документа в электронном виде на регистрацию;
  • возможность регистрации документа из проекта документа, направленного в электронном виде на регистрацию, автоматическое заполнение атрибутов документа из проекта документа и присоединения к регистрационно-контрольной карточки документа файлов проекта документа;
  • отражение в карточке документа проекта, из которого данный документ зарегистрирован, и проектов, созданных во исполнение данного документа.

1.5 Задача комплекса «Контроль исполнения поручений руководства»:

  • Контроль за выполнением Законов Украины, Указов, распоряжений и поручений Президента Украины, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины;
  • контроль за выполнением поручений руководства;
  • наличие профессионального контроля;
  • введение простых и сложных резолюций;
  • поддержку ввода текстов типовых резолюций;
  • возможность создания проекта резолюции документу, рассмотрения проекта резолюции руководителем и принятия решения о его подписании, редактирование, отклонения;
  • построение дерева резолюций любой сложности;
  • автоматическая доводка документов до исполнителей в соответствии с наложенными резолюциями;
  • осуществление текущего контроля за соблюдением сроков выполнения, определенных в документах и ​​резолюциях руководства заказчика к ним;
  • ведение связанной истории обработки документа и его контроля;
  • внесение данных о выполнении документа;
  • внесение предложений по выполнению документа;
  • закрытие документов (фиксация факта выполнения документа и списания в дело) как отдельного документа, так и группы документов в переписке одним вопросом;
  • снятия с контроля и передачи к делу как отдельного документа, так и группы документов по одному вопросу с фиксацией всех необходимых атрибутов
  • постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом и отдельно по пунктам;
  • автоматическое или автоматизированное определение контрольных сроков (определенных по умолчанию для различных типов документов, сроки выполнения которых не установлено законодательными актами и в которых не указано конкретных сроков или сроков выполнения, депутатских обращений, комитетов Верховной Рады Украины, запросов правоохранительных органов);
  • Поддержка централизованной и децентрализованной системы контроля;
  • ведение истории контроля исполнения документа (пункта)
  • автоматическое напоминание о приближении сроков исполнения;
  • формирование отчетов контроля;
  • определение состояния контроля документа или отдельного пункта;
  • блокировка закрытия исполнения документа (пункта) без согласования с контроллером;
  • информирование руководителя о ходе и итогах исполнения документов;
  • поддержка различных форм контроля (на дату; периодический контроль; постоянный контроль);
  • осуществление текущего контроля за соблюдением сроков выполнения, определенных как в простых резолюциях руководителя так и отдельных пунктах сложных резолюций;
  • делегирования прав согласно внутренних кадровых приказов (например, на период отпуска).

1.6 Задача комплекса «Отправка исходящей корреспонденции»:

  • Автоматизированное формирование реестра документов, которые вложены в конверт;
  • автоматическое формирование реестров отправлений с расчетом веса конверта и стоимости отправки;
  • отправка вместе с информацией об исходном документе его сканируемого образа и других электронных файлов (приложений) средствами электронной почты
  • сканирования документов в формате tiff, pdf;
  • сканирования документов в библиотечном формате djvu;
  • присоединение при регистрации документа электронного сканируемого файла документа в регистрационной контрольной карточки;
  • возможность включать конверт (пакет) в реестр отправления;
  • печать адреса на конверте (непосредственно на конверте и с помощью наклеек)
  • хранения перечней адресатов для типовых рассылок;
  • регистрация квитанций о доставке;
  • обеспечение аудита событий комплекса «Отправка исходящей корреспонденции».

1.7 Задача комплекса «Обработка структурированных документов»:

  • Формирование структурированного документа (приказ, доверенность и др.) Средствами подсистемы подготовки проектов документов по шаблону;
  • применения в шаблоне структурированного документа стилей для указания пунктов, исполнителей, контролеров, сроков выполнения и использования справочников Системы для ввода фамилий исполнителей и контролеров. Применение стилей должно позволять автоматически заполнять поля РКК структурированного документа в момент его регистрации;
  • автоматическое доведения документа контролерам, исполнителям и служащим, которым документ направляется.

1.8 Задача комплекса «Электронный архив»:

  • Упорядоченное архивное хранение регистрационно-контрольных карточек документов, документов, проектов документов, электронных образов документов, электронных файлов документов и проектов документов;
  • поиск документов по реквизитам;
  • контекстно-зависимый поиск документов;
  • формирование и ведение номенклатуры дел по подразделения и сводной номенклатуры дел учреждения по структурным, функциональным или смешанному принципу;
  • возможность первоначального формирования структуры сводной номенклатуры дел из структуры подразделений организации;
  • возможность копирования номенклатуры подразделений и сводной номенклатуры дел к следующему делопроизводственному году (с автоматическим переносом к новому году переходных и открытием нового тома непереходных дел);
  • формирование и печать документов «Номенклатура дел подразделения», «Сводная номенклатура дел учреждения» и «Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных в ____ году» согласно требованиям Держархивслужбы;
  • Предоставление методологической помощи при формировании номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов путем автоматизированного использования Перечня типовых документов, утвержденного Держархивслужбою. Возможность расширения Перечня типовых документов ведомственными перечнями типовых документов;
  • формирования, порядок и оформления томов дел;
  • составления и проверка наличия документов по делу с применением штрих-кодовой технологии;
  • автоматизированная разбивка дела на тома;
  • формирование и печать документов «Титульный лист дела», «Внутренняя опись дела»;
  • закрытие том дела;
  • ведения реестра выдачи — возвращение дела;
  • печать карточки-заменителя дела на выданную дело согласно требованиям Держархивслужбы;
  • возможность предоставления пользователям доступа к просмотру томов дел и документов томов дел;
  • возможность просмотра пользователями томов дел и документов томов дел по регламентированному доступу;
  • топографирование хранилища документов путем определения (идентификации) мест хранения любого (здание, этаж, кабинет, шкаф, полка …) уровня иерархии;
  • формирование описей дел постоянного хранения, длительного хранения и по личному составу для передачи их в архивное подразделение организации,
  • печать документов «Опись дел подразделения», «Сводный описание дел» согласно требованиям Держархивслужбы;
  • формирование акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; возможность внесения в акт закрытых дел, срок хранения которых истек; печать акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в соответствии с требованиями Держархивслужбы;
  • формирование акта приема-передачи дел на государственное хранение в архивную организацию; возможность внесения в акт сводных описей дел; печать акта приема-передачи дел на государственное хранение в архивную организацию в соответствии с требованиями Держархивслужбы.

1.9 Задача комплекса «Распределенный архив»:

  • Автоматизированное физическое перемещение документов за определенный период на архивный сервер;
  • автоматизированное физическое перемещение исполненных документов (документы которые не используются в оперативной работе) и данных, связанных с ними, с рабочего сервера на один или несколько внешних архивных серверов;
  • децентрализованное хранение информации о документах на нескольких серверах (разделение оперативного и архивного хранилища документов);
  • поиск информации по документам на нескольких серверах. Для пользователя при поиске документов и данных система должна интерпретировать оперативное и архивные хранилища как единое целое.

1.10 Задача комплекса «Управление контентом (содержанием) в иерархических каталогах»:

  • Возможность создания иерархического дерева каталогов, с неограниченным уровнем вложенности;
  • возможность ведения в каталоге карточек объектов (документов);
  • возможность определения перечня параметров, которыми будет описываться содержимое, сохраняется в каждом конкретном каталоге (т.е. настройки карточки объекта (документа) с произвольными полями). При описании полей определенного каталога должна быть возможность делать ссылки на содержимое, хранящееся в других каталогах;
  • возможность создавать каталоги «справочники»;
  • возможность автоматического перемещения карточки документа по папкам каталога, если это предусмотрено процессом;
  • возможность ручного перемещения пользователем карточки документа по папкам каталога;
  • возможность создания уникальных параметров в карточках;
  • возможность ограничения количества символов, которые будут введены при заполнении карточки;
  • возможность задать видимость полям (или скрыть их в случае необходимости);
  • возможность задания для каждой карточки документа выбора маршрута обработки из перечня;
  • возможность контроля перемещения карточек документов и своевременного отработки задач по процессу;
  • разграничить доступ пользователей на уровне каталогов;
  • разграничить доступ пользователей на уровне полей карточки;
  • подсистема должна быть интегрирована с почтовым программным обеспечением, которое должно обеспечивать автоматизированное перемещения в каталог электронной почты и веб-страниц. При этом, помещенная в хранилище информация должна быть доступной для применения контекстно-зависимого поиска;
  • осуществлять поиск содержания по введенным параметрам и контекстно-зависимый поиск;
  • связать содержание со сценариями для его обработки.

1.11 Задача комплекса «Управление процессами»:

  • Графическое формирования шаблона бизнес-процесса (сценария) обработки документов в виде связанной последовательности выполняемых задач средствами встроенного графического редактора сценариев;
  • определения атрибутов процесса, показателей, определяющих состояние процесса и критериев перехода к выполнению подчиненных задач;
  • параллельного выполнения процессов;
  • запуск процесса с привязкой к конкретному документу или проекта документа;
  • контроль хода выполнения процесса;
  • оповещения исполнителей о задачах, поступивших на обработку документа;
  • возможность редактирования процесса во время выполнения;
  • приостановление или отмена выполнения процесса.

1.12 Задача комплекса «Подготовка отчетов и статистики»:

  • Поиск документов по любым реквизитам и полнотекстовый поиск;
  • выполнения операций группировки по соответствующим реквизитам;
  • отображение статистики в графическом виде с возможностью печати;
  • статистику по аналитическим типами (группами корреспондентов, типов документов, вопросам и т.п.)
  • Подготовку заранее настроенных (показатели определены в ДОК ПРОФ, а именно количество документов, зарегистрированных за период по: аналитических типах; видах документов; подразделениях в разрезе аналитическим типам; типах корреспондентов по сравнению с прошлым периодом; корреспондентах по сравнению с прошлым периодом; подразделениях по сравнению с прошлым периодом и др.) и динамических отчетов (по показателям, задает пользователь);
  • представления статистических данных обработки документов, по показателям, задает пользователь;
  • подсистема подготовки отчетов (ППС) непосредственно интегрирована в ДОК ПРОФ. Для подготовки отчетов ДОК ПРОФ имеет встроенный графический редактор отчетов;
  • позволяет изменять параметры запроса или сам запрос, без изменения кода самой Системы;
  • поддерживает преемственность версий, то есть отчет создан в текущей версии Системы, поддерживается последующими версиями Системы;
  • поддерживает возможность добавления кода для обработки результатов запроса для предоставления окончательного отчета в удобном для пользователя виде;
  • поддерживает несколько языков программирования логики обработки результатов запроса(Pascal, VB Script, Javascript);
  • поддерживает возможность создания и изменения отчетных форм прямо с ДОК ПРОФ.

1.13 Задача комплекса «Модуль обработки документов по электронной почте»

  • Взаимодействие с удаленными рабочими местами на базе расширения для почтового клиента Microsoft Outlook для обработки документов по электронной почте;
  • обмен информацией с удаленными рабочими местами с использованием формата сообщения, который соответствует техническим требованиям, рекомендуемым для органов государственной власти Украины (Приказ Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины от 20.10.2011 №1207 «Требования к форматам данных электронного документооборота в органах государственной власти . Формат электронного сообщения »);
  • просмотр полученных документов;
  • создание резолюций;
  • отслеживания выполнения задач по отработке документов;
  • информирование об исполнении документов;
  • визирование полученных проектов документов;
  • регистрация полученных документы в локальной базе данных;
  • создание документов и автоматическое направление их адресатам;
  • интерактивное взаимодействие с комплексом регистрации и делопроизводства ДОК ПРОФ;
  • наличие инструментов для автоматизированного сбора и консолидации произвольных данных от удаленных рабочих мест и обособленных подразделений средствами электронной почты;
  • инструмент сбора данных от удаленных рабочих мест и обособленных подразделений должно предоставлять пользователям визуальное представление формы для заполнения информации с учетом правил, заданных запрашивающим этой информации;
  • Просмотр и обработка консолидированных данных, полученных от удаленных рабочих мест и обособленных подразделений, в комплексе управления контентом (содержанием) в иерархических каталогах ДОК ПРОФ;
  • организация полноценного рабочего места на базе почтового клиента Microsoft Outlook по работе с документами, резолюциями и проектами документов как для исполнителя, так и для руководителя;
  • организация завершенного цикла обработки документов на базе удаленных рабочих мест;
  • работа как с атрибутами документов, так и с электронными образами;
  • использование электронной цифровой подписи.

1.14 Задача комплекса «Обмен документами с внешними СЭДО»

  • Обмен документами с внешними СЭДО с использованием стандартных средств электронной почты. Формат сообщения должен соответствовать техническим требованиям, рекомендуемым для органов государственной власти Украины (Приказ Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины от 20.10.2011 №1207 «Требования к форматам данных электронного документооборота в органах государственной власти. Формат электронного сообщения»);
  • отправка вместе с данными о исходный документ его сканированной копии и других электронных файлов (приложений);
  • автоматизированное прием, обработка корреспонденции, поступающей в едином формате с автоматическим заполнением полей регистрационно-контрольных карточек документов по данным, поступившим;
  • автоматическое связывание документа-ответа и инициирующего документа;
  • автоматический обмен квитанциями с внешней СЭДО про:
    • доставку сообщения;
    • регистрационные номера в системе, приняла (согласно приказу Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины от 20.10.2011 № 1207);
    • определенных исполнителей;
    • выполнения поручения.

1.15 Подсистема защиты информации обеспечивает:

Подсистема защиты информации соответствует требованиям нормативных документов системы технической защиты информации в Украине (Закон Украины «О защите в информационно-телекоммуникационных системах») и обеспечивает:
  • идентификацию и аутентификацию пользователей на основании наследования результатов идентификации и аутентификации пользователей средствами ОС Windows, позволяет распознать конкретного легального пользователя ДОК ПРОФ и в дальнейшем реагировать на запросы пользователя в соответствии с его полномочиями;
  • контроль целостности и самотестирования КСЗ и самой ДОК ПРОФ при старте системы с целью недопущения обработки данных защищаемых в случае нарушения их работоспособности;
  • разграничение обязанностей пользователей и выделение нескольких ролей администраторов, которые могут выполнять различные функции по администрированию (регистрацию защищенным ресурсам, регистрацию учетных записей пользователей, назначение прав доступа, обработку протоколов аудита и др.);
  • разграничение доступа пользователей к картотек документов и справочников, позволяет организовать одновременную совместную работу нескольких пользователей ДОК ПРОФ, которые имеют различные служебные обязанности и права доступа к данным которые защищены;
  • гарантированное удаление остаточной информации путем затирки содержания табличного пространства системы управления базами данных и области памяти, которые помещали данные, которые защищены;
  • непрерывную регистрацию критических для безопасности событий (входа пользователей в ДОК ПРОФ; попыток несанкционированного доступа, фактов загрузки и выхода из Системы и др.) в специальных протоколах аудита, позволяет администраторам контролировать доступ к защищаемым объектам, следить за тем, как используется система защиты, а также правильно ее конфигурировать;
  • ДОК ПРОФ поддерживает возможность шифрования информации, передаваемой между сервером и клиентом, а также информации в базе данных, средствами соответствующих требованиям украинских ДСТУ, и которые сертифицированы Государственной службой специальной связи и защиты информации Украины.

1.16 Подсистема электронной цифровой подписи.

Подсистема электронной цифровой подписи имеет встроенные сертифицированные средства криптографической защиты информации обеспечивающих с использованием механизмов криптографической защиты (электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП), шифрование, выработка имитовставок и хэш-функций):
  • защита целостности и конфиденциальности информации;
  • выполнения процедур аутентификации пользователей, отправителей сообщений, авторов документов, подписавших документов;
  • выработки и проверку ЭЦП согласно ГОСТ 34.310-95;
  • шифрования / расшифровки данных по алгоритму, установленному ДСТУ 4145-2002;
  • взаимодействие с аккредитованными центрами сертификации ключей на базе определенных действующими нормативными документами Украины процедурами.

1.17 Задача комплекса «Публичная информация»

ДОК ПРОФ имеет в своем составе модуль по обработке публичной информации, с возможностью публикации информации на веб-ресурсе. Обеспечивает интеграции с сайтом для освещения информации в соответствии с Законом «О доступе к публичной информации», по следующим реквизитам:
  • название документа;
  • дата создания документа;
  • дата поступления документа;
  • источник информации (автор, соответствующее подразделение);
  • предусмотренную законом основание отнесения информации к категории с ограниченным доступом;
  • срок ограничения доступа к информации, в случае если она отнесена к информации с ограниченным доступом;
  • отрасль;
  • ключевые слова;
  • тип, носитель (текстовый документ, пленки, видеозаписи, аудиозаписи и т.д.);
  • вид (нормативные акты, соглашения, решения, протоколы, отчеты, пресс-релизы)

1.18 Задача комплекса «Судебные дела»

ДОК ПРОФ имеет в своем составе Модуль работы с судебными делами для поддержки информационно-аналитической деятельности представителей (юристов) предприятия в судах, при рассмотрении правовых вопросов и споров, а также содействие своевременному осуществлению мероприятий по актам прокурорского реагирования, решения, постановления или определения судов. Модуль решает следующие задачи:

  • создание единой базы данных судебных и исполнительных дел;
  • ведения атрибутивное информации в судопроизводство на всех этапах и всех стадиях судебного производства;
  • ведения атрибутивной информации о исполнительные производства на всех стадиях исполнения судебных решений;
  • систематизация судебных дел по категориям спорных вопросов и результатами судебных решений;
  • систематизация исполнительных дел по результатам работы исполнительных органов;
  • удовлетворения информационных потребностей юристов о ходе производства и принятия судами решений по сути, по аналогичным (прецедентным) делам;
  • напоминание представителям в судах и их руководителям о дате, месте судебных заседаний и документах, которые необходимо подготовить;
  • контроль руководства за ходом рассмотрения и исполнения судебных дел;
  • генерация отчетов и статистической информации о прохождении разбирательств судебных дел, принятия решений судами и обеспечение их выполнения;
  • создание архива дел по решению вступивших в силу.

1.19 Администрирование

Средствами ДОК ПРОФ осуществляется полноценное администрирование рабочих мест, процессов, отчетов т.д., а именно:
  • поддержки справочников в актуальном состоянии (создание справочников, их заполнение и редактирование);
  • заведения реестрацийнo-контрольных карточек;
  • создание и модификация видов формы регистрации в процессе документирования управленческой документации;
  • создание и модификация отчетов;
  • создание и модификация шаблонов (форм) документов / резолюций (в т.ч. дополнения новыми реквизитами, изменение их расположения и т.п.);
  • создание картотеки определенных видов документов;
  • маршрутизация обработки информации (создание новых, редактирование или удаление маршрутов, которые будут действовать в автоматическом режиме);
  • внесение изменений в стандартных сроков исполнения документов, в случаях изменения законодательства;
  • централизованное управление обновлениями рабочих мест пользователей;
  • ведение списков работников учреждения по штатной структурой;
  • ведение списков допуска работников учреждения к обработке информации с ограниченным доступом (по категориям);
  • регистрации пользователей системы и предоставления им прав в соответствии с определенными ролей с возможностью определения определенных прав при делегировании в зависимости от конкретного случая;
  • Разграничение доступа пользователей по должностным обязанностям, в зависимости от типа документов, по типу действий над документами,
  • за объектами,
  • делегирования прав согласно внутренних кадровых приказов;
  • при делегировании полномочий фиксируются даты начала и окончания прав, возможность делегирования как всех полномочий, так и их части;
  • мониторинг действий пользователей и событий.

2. Архитектурное построение системы.

Ядро системы построено на принципах 2-уровневой клиент-серверной архитектуры и обеспечивает высокую доступность системы, низкую латентность при обработке запросов, снижение требований к техническому обеспечению серверной компоненты за счет перераспределения нагрузки между сервером и рабочими станциями клиентов.

Хранилище данных Системы построено в виде централизованной базы данных (централизованная архитектура). Система предоставляет возможность использования оперативного и долгосрочного архивов (распределенная мультисерверной архитектура). При использовании распределенной архитектуры исторические и архивные данные могут быть вынесены на отдельные хранилища данных с пониженными требованиями к скорости доступа. Доступ к актуальным и архивных данных в Системе происходит прозрачно для пользователя и не требует явного переключения между основными и архивными серверами.
Клиентское рабочее место ДОКПРОФ является универсальным, то есть имеет набор функций и модулей, используемых регламентируется только полномочиями и правами пользователя и не требует установки дополнительного программного обеспечения.

Для обеспечения интеграции с порталами услуг и другими внешними сервисами используется собственная модульная шина веб-сервисов (на основе сервера приложений Apache TomCat, протоколов soap и rest, технологии Java).

Есть возможность комфортной работы географически удаленных пользователей при минимальной скорости передачи данных по каналам связи (до 128 Kбит / сек) или за ее кратковременного отсутствия.Есть возможность авторизации и идентификации пользователей СЭД, в том числе с использованием средств ЕЦП, Active Directory, логинов и паролей.