Для ведения электронного архива документов формируется номенклатура дел по структурной или функциональной признакам. Все электронные РКК списанных (выполненных) документов связаны с соответствующими делами. Это обеспечивает возможность автоматически формировать описания дел, готовить акты изъятия документов, не подлежащих хранению, акты приема / передачи дел в архивную организацию.
Подсистема имеет соответствующие справочники, помогающие пользователю правильно формировать номенклатуру дел и проводить экспертизу ценности документов. В электронном архиве хранятся также электронные образы документов и электронные файлы документов, подготовленные в подсистеме подготовки проектов документов.
Разработанные средства ведения электронного архива позволяют оперативно осуществлять поиск необходимой информации по каждому из реквизитов, а также осуществлять контекстно-зависимый поиск.